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Der Weg zur KI-Bereitschaft: Warum Dokumentation der erste Schritt ist
Viele Führungskräfte fragen sich, wie sie KI sinnvoll in ihrem Unternehmen einsetzen können. Die Antwort liegt nicht in der neuesten Technologie, sondern in einem bewährten Viersprung: Dokumentation, Digitalisierung, Automatisierung und KI-Integration. Ohne diese Grundlagen gleicht der Einsatz von KI dem Versuch, ein Hochhaus auf sandigem Boden zu errichten.
Schritt 1: Dokumentation – Das unterschätzte Fundament
Bevor Sie auch nur an KI denken, müssen Sie wissen, was Sie eigentlich tun. Erinnern Sie sich an die gescheiterten SAP-Einführungen der letzten Jahre? Diese scheiterten nicht an der Software, sondern daran, dass niemand wusste, wie die eigenen Prozesse wirklich funktionieren.
Dokumentation muss nicht kompliziert sein:
- Verwenden Sie einfache Tools wie ein Wiki oder WordPress
- Schreiben Sie Bullet-Point-Listen: „Erst das, dann das, dann das”
- Definieren Sie Qualitätskriterien
- Beantworten Sie die Kernfrage: Wie läuft der Prozess, wenn der Experte nicht da ist?
Schritt 2: Digitalisierung – Medienbrüche eliminieren
Digitalisierung bedeutet nicht, dass Sie Faxgeräte durch E-Mail ersetzen (obwohl das auch helfen würde). Es geht darum, Prozesse in einem Medium abzubilden. Keine Ausdrucke, kein Einscannen, keine komplizierten Zwischenschritte. Wenn Ihre Reisekostenabrechnung komplett als PDF-Workflow läuft – ohne Papier, ohne Hauspost – haben Sie den zweiten Schritt gemeistert.
Schritt 3: Automatisierung – Intelligente Entscheidungen systematisieren
Automatisierung und Digitalisierung sind bewusst getrennte Schritte. Bei der Automatisierung geht es um Logik und Entscheidungsprozesse. Beispiel Rechnungsfreigabe:
- 80% der Standardrechnungen laufen automatisch durch
- 20% mit Abweichungen lösen eine menschliche Prüfung aus
- Approval-Prozesse werden systematisiert
Die Zeitenwende: Warum jetzt handeln entscheidend ist
Wir erleben eine Transformation vergleichbar mit der Industrialisierung des 18. Jahrhunderts. Dampfmaschine und mechanischer Webstuhl haben damals nicht alle arbeitslos gemacht – sie haben neue Möglichkeiten geschaffen und den Wohlstand vermehrt.
Im Cynefin-Framework ausgedrückt: Alles, was „clear” (rechts unten) ist, wird KI übernehmen. Als gute Führungskraft müssen Sie Ihre Organisation „rechts rum drehen” – hin zu klaren, dokumentierten, automatisierbaren Prozessen.
Der Auftrag für 2025: Handeln Sie jetzt
Ein gutes Unternehmen funktioniert mit durchschnittlichen Mitarbeitern – wie die Systemgastronomie beweist. Ihr Ziel bis Jahresende:
- Alle einfachen, standardisierbaren Prozesse dokumentieren
- „Doofmannsjobs” von hochqualifizierten Mitarbeitern weghalten
- Knowledge aufbauen für KI-Integration
- Bereit sein, wenn jemand fragt: „Soll ich das automatisieren?”
Die Wahl liegt bei Ihnen
Wenn starker Wind kommt, bauen die meisten starke Wände. Nur wenige bauen Windmühlen. Die Konkurrenz, die jetzt handelt, wird uneinholbare Kostenvorteile entwickeln. Wer wartet, wartet möglicherweise zu lange.
Die Zeit des „Bei uns geht das nicht” ist vorbei. Wer seine Organisation nicht rechts rum dreht, wird vom AI-Sturm erfasst. Beginnen Sie heute mit Schritt eins: Dokumentation.
Bleiben Sie in Führung
Ihr Olaf Kapinski 🙂