276 Delegation, aber richtig

Die heutige Episode kommt zum ungewöhnlichen Tag, aber ich wollte Sie nicht so lange mit der Auflösung alleine lassen.

Heute also der zweite Teil der Doppelfolge, in dem ich erkläre, was es mit dem Märchen auf sich hatte.

Sollten Sie die letzte Folge verpasst haben, hören Sie sich diese unbedingt vorher an, es lohnt sich!

 

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Also erst einmal die Auflösung: Ja, klar, diese Episode ist das Remake der LF075 von Drachen und Affen vom 29. Februar 2016. 4 Jahre und 2 Monat her, 200 Episoden. Nicht schlecht.

Sie werden bestimmt schnell erahnt haben, dass es in meinem kleinen Märchen um

delegieren

ging. Hier also die gesamte Auflösung der Parabel.

Das Land

Das Land ist die Organisation. Die Firma, Abteilung, Gruppe. Verwüstet steht für den Grad an Lieferfähigkeit, Nutzen für Kunden und Gesamtorganisation: So viele Abteilungen dort draußen kann ich nur „verwüstet“ bezeichnen: Keine Vorhersagbarkeit der Ergebnisse, Termine sind Wunschdenken, Qualität hängt direkt an einzelnen Mitarbeitern, deren Verfügbarkeit und Laune. Oft gepaart mit viel Hektik, Arbeiten wie um Krieg unter Feindbeschuss. Reaktiv.

König, Grafen und Bürger sind die die Organisation mit ihren unterschiedlichen Führungsebenen und Mitarbeitern.

Drachen und Affen

Die das Land verwüstenden Ungeheuer sind die Projekte und Prozesse, die die Mitarbeiter beschäftigt halten, sie immer wieder überraschen und die völlig unplanbar zu sein scheinen.

Drachen

Drachen sind Projekte. Dazu gibt es bereits einige Episoden, zum Beispiel die beiden Interviews mit Jörg Walter:

Die Parabel ist schon in Episode LF071 – Moderne Drachen eingeführt worden.

Affen

Die Affen hingegen stellen die alltäglichen Aufgaben dar, die Prozesse, das Tagesgeschäft.

Monster werden bei Übergabe viel größer

Die Drachen und Affen haben im Märchen die Eigenschaft, dass sie beim Weitergeben nach unten größer werden. Der König hielt die ersten, in die Obhut der Grafen gegebenen Kleindrachen für nicht mehr gefährlich, den Grafen haben sie aber noch mächtig zu schaffen gemacht. Wir haben mehr Erfahrung, bessere Fähigkeiten, mehr Wissen, auf jeden Falls mehr Macht, als unsere Mitarbeiter. Was uns leicht vorkommt, stellt sie oft vor riesige Probleme! Das dürfen wir beim Delegieren nie außer Acht lassen!

Käfige

Womit wir bei den Käfigen angekommen sind. Sie sind ein Symbol für die Zeit sind, die wir zur Verfügung haben. Diese Zeit ist NICHT variabel. Mehr Zeit für den Beruf einzusetzen ist weder das Ziel noch der Weg zum Ziel. Der König hatte es mit mehr Monstern zu tun, als er Platz in seinem Käfig hatte. Also hat er erst einige Drachen zu ihrem Schöpfer geschickt, also eliminiert. Nur irgendwann reichte das nicht mehr. Nun musste er diese Aufgaben an seine Grafen delegieren.

Natürlich ließe sich auch am „Monster im Käfig“-Bild hervorragend zeigen, dass erst die wichtigen Aufgaben zu planen sind und in die Zwischenräume dann immer noch die weniger wichtigen Aufgaben passen. Sie kennen das Video mit den Steinen im Glas? Genau das mein ich.

Eliminieren, automatisieren, delegieren, priorisieren

Jede Führungskraft ist für eine Teilmenge der Ergebnisse verantwortlich, die die Organisation liefern will. Für die Ergebnisse! Um diese zu liefern, sind einige Tätigkeiten erforderlich.

Die Führungskraft wird nun jede dieser Tätigkeiten prüfen:

  • Lässt sie sich ELIMINIEREN? Ist das überhaupt eine wertschöpfende Tätigkeit, die wirklich gebraucht wird?
  • Wenn diese Tätigkeit direkt auf das zu erreichende Ergebnis einzahlt, also die erste Schleife überstanden hat, muss gefragt werden, ob sie sich AUTOMATISIEREN lässt.
  • Wenn das nicht mit vertretbarem Aufwand zu machen ist, muss gefragt werden, ob diese Tätigkeit DELEGIERT werden kann, schließlich kann die Führungskraft nicht alles alleine machen.

Sobald genug delegierbare Aufgaben zusammen sind, die einen Mitarbeiter erklären, wird dieser eingestellt: Der Mitarbeiter ist kostengünstiger als die Führungskraft, so rechnet sich das.

Zurück zum Märchen: Aufgaben werden immer größer, je weiter sie nach unten durchgereicht werden! „Unten“ meint hier in Richtung geringerer Erfahrung, Fähigkeit und / oder Macht. Was uns oft so leicht fällt, dass wir es „mal eben schnell“ mitmachen, kann bei unseren Mitarbeitern für arges Kopfzerbrechen sorgen. Planen Sie da mit ein. Und beachten Sie ebenfalls, dass die Aufgaben mit der Zeit immer kleiner werden, also immer weniger Zeit beanspruchen!

Monster werden über die Zeit immer kleiner

Die Drachen und Affen sind im Märchen im Laufe der Zeit kleiner geworden, je länger sie in Käfigen verharrten. Ein Projekt und auch ein Prozess, der permanent unter Kontrolle ist, um den sich permanent jemand kümmert, wird immer berechenbarer. Projekte erledigen sich naturgemäß, wenn permanent daran gearbeitet wird. Einen kontrollierten Prozess können sie einfacher nach unten durchreichen, als einen komplexen, unerforschten, noch undokumentierten Prototypen.

Wenn Sie heute mit Ihren Aufgaben zu 100% ausgelastet sind und sie ein Jahr lang keinerlei neue Aufgaben dazu bekämen, wie hoch wäre Ihre Auslastung dann in einem Jahr? Bestenfalls 90%, vielleicht noch viel weniger. Genau so geht es Ihren Leuten auch, nur wissen die das gut zu verschleiern.

Die Affen werden in den Käfigen immer kleiner, die Prozesse brauchen immer weniger Aufwand, die gleichen Ergebnisse werden in immer weniger Zeit erreicht.

 

Bleiben Sie in Führung

Ihr OLAF KAPINSKI