Heute gibt es den zweiten Teil unserer Doppelepisode “Recruiting”. Sollten Sie also den erst Teil noch nicht kennen, hören Sie vielleicht am Besten zunächst die vorherige Episode. Dort beschreibe ich, warum Sie einen geordneten Recruitingprozess brauchen und warum Sie diesen wichtigen Vorgang nicht vollständig anderen Abteilungen überlassen sollten. In Teil 1 von “Recruiting” ging es um die ersten vier Schritte Preparation, Search/Hiring, Interview und Signing. Heute machen wir weiter mit:

5. Waiting

6. Welcome

7. Warm-up

8. Probation end

5. Waiting

In der Waiting-Phase hat der Kandidat seinen Arbeitsvertrag unterschrieben, alles ist unter Dach und Fach und alle warten auf den Wechsel. Für gewöhnlich ist es so, dass der neue Mitarbeiter aus einem anderen Arbeitsverhältnis zu Ihnen wechselt und daher eine Kündigungsfrist von etwa drei Monaten hat. In dieser Zeit ist er außerdem beschäftigt mit seinem Umzug, muss entsprechende Recherchen anstellen und sich ein Bild von seinem neuen Wohnort machen. Insbesondere bei weiteren Strecken ist das logistisch betrachtet eher schwierig. Dies ist der Moment in dem ihm alle Arten von Zweifel kommen können. Denn es ist eine Situation der Ungewissheit. Da ist es natürlich super, wenn man Hilfe hat, Hilfe beim Umzug, Informationen über den neuen Arbeitsort und ähnliches. Hier können Sie Pluspunkte sammeln! Bis Sie in der Waiting-Phase angekommen sind, ist schließlich viel Zeit vergangen und es wurde viel Geld investiert. Natürlich wollen Sie nicht, dass jetzt noch jemand abspringt. Also: Kümmern Sie sich um Ihren neuen Mitarbeiter! Es ist selbstverständlich, dass Sie sich als neuer Arbeitgeber um seinen Umzug kümmern. Verglichen mit seinem Gehalt und den Kosten für eine Neurekrutierung sind die Umzugskosten von 2000 Euro ein Klacks. Das Minimum ist außerdem einmal die Woche interessierten Kontakt zu halten. Sie können ihm anbieten, schon mal einen neuen Laptop auszusuchen. Welches Handy möchte er? Soll vielleicht seine alte Nummer übernommen werden? Finden Strategiemeetings bei Ihnen statt, wird er natürlich dazu eingeladen. So hat er Gelegenheit sich schon mal aufzuwärmen. Nutzen Sie diese Chancen, wenn Sie verhindern möchten, dass er doch noch ein anderes Angebot annimmt und Sie ihn verlieren

6. Welcome

Ist die Waiting-Phase beendet und der neue Mitarbeiter tritt seine neue Position an, beginnt die Welcome-Phase. Diese dauert ca. 3-4 Tage an und beginnt mit einer fehlerfreien Anreise des neuen Mitarbeiters ins Büro. Denn natürlich haben Sie ihm zuvor eine saubere Anfahrtsskizze zukommen lassen. Am Eingang weiß schon jeder Bescheid und er wird ordentlich begrüßt. Dazu können Sie beispielsweise ein Bild von ihm runtergeben, damit er auch erkannt wird. Seinen Arbeitsplatz, Laptop und Accounts wird er selbstverständlich vorbereitet finden. Das sind alles kleine Details, die bereits eine große Wirkung erzielen können. Für seine Begrüßung sollten mindestens zwei Mitarbeiter freigestellt werden, die sich dann gebührend um ihn kümmern. Dann folgt gemeinsames Mittagessen und ein feierliches Willkommen heißen. Nach 2-3 Wochen können Sie dann die Gelegenheit nutzen und fragen, sag mal wie war dein erster Tag bei uns eigentlich? Das ist die Feedbackschleife, die Sie für die Optimierung Ihres Recruitingprozesses nutzen können. Aus diesem Grund lohnt es sich, vorzeitig alles festzuhalten und zu dokumentieren. Mein zusätzlicher Tipp: In der Waiting-Phase kann die Welcome-Phase schon gemeinsam mit ihm geplant werden. Sprechen Sie mit ihm alles durch und fragen Sie ruhig, wie er sich diese Zeit vorstellt. Letzten Endes sind Sie dafür verantwortlich, dass ihr neuer Mitarbeiter Leistung zeigen kann. Tun Sie etwas dafür!

7. Warm-Up

Der Welcome-Phase folgt die Probezeit des neuen Mitarbeiters, das Warm-Up. Diese ist in der Regel 3 Monate lang, manchmal auch 6. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter möglichst schnell fit zu machen. Er wird dabei begleitet vom HR-Department. Fragen Sie ruhig genau nach, welche Prozesse sie dafür geplant haben. Möglicherweise gibt es Induction Days, an denen verschiedene Abteilungen zusammenkommen, sich vorstellen und neue Mitarbeiter begrüßen. Spätestens jetzt sollte dem Mitarbeiter klar sein, was von ihm erwartet wird. Hier finden regelmäßige one and one sessions statt, mindestens zweimal die Woche. In den ersten vier Wochen sollte man regelmäßig gemeinsam Essen gehen. Ein wenig Sonderbehandlung ist durchaus gewünscht. Aber vergessen Sie nicht, die Probezeit ist ebenfalls die Zeit in der man den Mitarbeiter noch günstig aus dem Unternehmen bekommt. Das heißt: Bringen Sie ihn auf Drehzahl, geben Sie ihm Aufgaben aus verschiedenen Bereichen, finden Sie heraus, wie er tickt. Parallel führen Sie jeden Monat Gespräche mit HR. Sie müssen jeden Monat die aktive Entscheidung treffen, das ist mein neuer Mitarbeiter! Wenn es hakt, arbeiten Sie dran. Sollten Sie tatsächlich daneben gegriffen haben, dann nutzen Sie die letzte Reißleine und feuern Sie ihn.

8. Probation end

Der letzte Tag der Probezeit ist ein Grund zum Feiern! Hier sollten alle Mitarbeiter zusammenkommen und nochmal feierlich gemeinsam Essen. Heißen Sie ihn offiziell in der Firma willkommen. Zeigen Sie Interesse und fragen Sie nach: Wie hat er die Zeit bis hier hin erlebt? Holen Sie sich wertvolles Feedback. Denken Sie vielleicht auch an seine Familie, die mit ihm in die neue Stadt gezogen ist und erkundigen Sie sich auch nach ihnen. Hier wären unter Umständen auch Blumen und ein Kennenlernen angebracht.

Nach Abschluss der Probezeit ist der Rekrutierungsprozess beendet. Wie Sie sehen, kann man hier viel falsch und richtig machen. Sie sollten diesen wichtigen Prozess daher nicht einfach an andere Abteilungen delegieren, sondern ihn selbst in die Hand nehmen!

Ihr OLAF KAPINSKI