Der Prozess des Recruitings wird von Führungskräften gerne als Aufgabe des HR-Departments angesehen. Das ist meiner Meinung nach ein gefährliches Missverständnis. In den nächsten zwei Episoden werde ich darüber sprechen, warum man diesen wichtigen Vorgang nicht vollends auf Andere übertragen sollte und welche Fehler dabei zu vermeiden sind.

Rekrutierung als “Verlobungsprozess”

Wächst das Unternehmen, wird auch die Fluktuation im Betrieb größer. Damit erhöht sich auch der Bedarf an Recruiting. Recruiting bedeutet, sie bekommen neue Mitarbeiter in ihrer Abteilung mit denen sie gemeinsam Leistung zeigen müssen. Während die Partnerwahl im Privatleben zu den wichtigsten Prozessen unseres Lebens gezählt wird, wird die Auswahl der Mitarbeiter oft weniger sorgfältig angegangen. Das grundlegende Prinzip aber ist das gleiche, sodass die Recruitierung neuer Mitarbeiter zum Kernprozess einer jeden Führungskraft gezählt werden sollte.

Die 8 Schritte des Prozesses

Die Rekrutierung besteht meiner Meinung nach aus 8 Prozesschritten und kann von der Bedarfsfeststellung bis zum Ende der Probezeit bis zu einem Jahr dauern. In dieser und der nächsten Episode werden wir sie nach und nach näher beleuchten.

  1. Preperation
  2. Search/Hiring
  3. Interview
  4. Signing
  5. Waiting
  6. Welcome
  7. Warm-up
  8. Probation end

Durch die natürliche Fluktuation, die in einem Unternehmen auftritt, werden diese Schritte immer wieder wiederholt werden. Es bietet sich daher an, die Abläufe detailliert zu dokumentieren, um sie dann a) wiederholen und b) optimieren zu können. Nachzuvollziehen, was gut und was schlecht gelaufen ist, ist hier entscheidend.

1. Preparation

Wenn man sich die Stellenangebote auf den gängigen Jobportalen anschaut, fällt schnell auf, dass der erste Schritt gerne vernachlässigt wird . Die Jobbeschreibungen sind in der Regel sehr allgemein gehalten und beschränken sich in erster Linie darauf, verschiedene Qualifikationen abzufragen. Die Zertifizierung eines Kandidaten verrät aber längst nicht genug über ihn. Viel wichtigere Kriterien, die aus einem Stellenangebot hervorgehen sollten, sind:

  • Was muss das für ein Typ sein?
  • Wie ist das Team? Mit was für Leuten muss umgegangen werden?
  • Was tut die Person den ganzen Tag?
  • Was sind die Erfolgskriterium für die Position?
  • Was bekommt sie? Wo sind die Limits? (Home Office Regelung?)
  • Welche Soft Skills müssen gegeben sein?

2. Search/Hiring

Die Suche nach dem Kandidaten ist üblicherweise dem HR Department überlassen. Aber auch hier sollten Sie als Führungskraft sicherstellen, dass das, was in der Anzeige steht, das ist was Sie wollen. Ist die Anzeige dann erstmal raus, suchen Sie nach ihr! Stellen Sie sicher, dass die Vakanz auch gefunden wird. Es ist wichtig, sich regelmäßig mit HR auszutauschen. Ist die Anzeige auf den großen Portalen für potentielle Kandidaten gut sichtbar? Wie sind die Ergebnisse der Suche? Wieviele Bewerbungen kommen jeden Tag rein? Hier sollten ständig Optimierungsprozesse laufen. Wenn sich nur unpassende Kandidaten bewerben, muss in jeden Fall etwas verändert werden. Auch ein Vorsortieren durch HR würde ich nicht unbedingt empfehlen. Jede Bewerbungsmappe sollte zunächst durch Ihre Hände gehen, bevor sie aussortiert wird.

3. Interview

Ist das Bewerbungsgespräch dann erstmal angesetzt, dürfen Sie sich ruhig etwas ins Zeug legen. Führen Sie Recherchen in den Social Networks durch. Der Bewerber darf das ruhig angezeigt bekommen, er darf sehen, dass man ihn und seine Position für das Unternehmen ernst nimmt und sich die Mühe macht, vor dem Interview das eine oder andere herauszufinden. Bei dem Gespräch selbst, hüten Sie sich vor dem Halo Effekt! Kommt der Kandidat aus dem selben Dorf wie sie? Hat er den gleichen Kindergarten oder die gleiche Universität besucht? Lassen Sie sich nicht von Similaritys blenden! Im Zweifelsfall sollte lieber ein Interview zuviel als zu wenig geführt werden. Das dient gleichzeitig als Training für Sie und für den Kandidaten. Aber: Seien Sie effektiv dabei! Ein Telefoninterview vorher ist ideal, um die Musskriterien frühzeitig abzuchecken und die harten Fakten durchzugehen, bevor man sich Mühe mit Details macht. Wer im Bewerbungsinterview die Dinge rausbekommen möchte, die wirklich interessant sind, kann außerdem nach der STAR-Methode vorgehen, die sich schnell ergooglen lässt.

4. Signing

Schritt Nr. 4: Der Arbeitsvertrag soll unterzeichnet werden. Für mich ist das die Celebration des ganzen Recruitingvorgangs. Der Start in einen neuen Lebensabschnitt für den Kandidaten. Wie würden Sie persönlich gerne den Prozess haben? Unpersönlich und kommentarlos per Post zugeschickt? Natürlich nicht! Rufen Sie den Kandidat vorher an. Versichern Sie sich, dass der Arbeitsvertrag angekommen ist. Geben Sie dem ganzen eine persönliche Note. Auch kleine Willkommensgeschenke können weitere Touchpoints sein, wenn sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlen soll.

Auch zu diesem Zeitpunkt besteht noch die Möglichkeit, dass der Kandidat abspringt. In der nächste Episode geht es deshalb weiter mit den nächsten 4 Schritte und darum, wie Sie den Recruitingprozess weiter optimieren können.

Ich wünsche Ihnen eine schöne Woche!

Ihr OLAF KAPINSKI