Wie schon in Episode 71 angekündigt, spreche ich heute mit Jörg Walter über erfolgreiche Projektplanung und vor allem auch über erfolgreiches Auftraggeben.
Jörg weiß genau, an welchem Punkt die meisten Projekte anfangen zu scheitern, denn er ist der Ritter der letzten Minute, der Katastrophenritter und Brandlöscher des Drachenfeuers, wenn der Drache schon gewütet hat. Damit das gar nicht erst passiert und Sie den Projektdrachen gleich unter Ihrer Kontrolle haben, haben wir diese Woche nützliche Tipps für Sie diskutiert.

Doch zunächst: Was ist ein Projekt überhaupt?

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben, das ein gewisses Maß an Komplexität und Neuartigkeit beinhaltet. Um es erfolgreich zum Abschluss zu bringen, braucht es ein Team und selbstverständlich Kommunikation unter den Mitwirkenden.
Das Wichtigste an einem Projekt ist, dass es vorbei ist. Klick um zu Tweeten

Wie können Sie erfolgreiche Projekte aufgeben?

Jörg Walter hat schon so einige Projekte retten können, die gegen die Wand gefahren wurden. Und das lag nicht etwa an technischen Problemen oder nicht umsetzbaren maschinellen Anforderungen – nein: Wie er berichtet, laufen solche Projekte gleich zu Beginn in der Planungsphase in schiefe Bahnen. Manchmal sogar DIREKT beim Auftrag übermitteln.
Also, wenn wir das doch wissen…

Ich glaube ja, Projektmanagement besteht aus komplett einfachen, üblicherweise sehr trivialen Dingen, wo jeder mit den Augen rollt. Und sie trotzdem keiner macht. Klick um zu Tweeten

Und diese einfachen Dinge und die Punkte, an denen Projekte schief gehen, haben wir heute genau unter die Lupe genommen:

  1. Klare Aufträge formulieren. Welche konkreten Ziele verfolgen Sie mit dem Projekt? Und immer dran denken: „Besser“ ist kein Ziel.
  2. Direkte Kommunikation des Zieles. Eine kurze Sprachnotiz oder gar eine E-Mail bietet wenig Möglichkeit, Ihr Ziel deutlich und detailliert an den Projektleiter zu kommunizieren. Allen Parteien muss DASSELBE klar sein.
  3. Warten Sie auf Rückfragen. Rückfragen sind ein Zeichen von Verstehen, eliminieren Missverständnisse und zeigen Interesse.
  4. Zeit für Planung geben. Und zwar für schlüssige und dichte Planung. Wann wird was mit welchen Ressourcen gemacht? Welche Milestones gibt es? Wenn diese Planung für Sie durchsichtig und verständlich ist, dann ist das Projekt erst gut geplant. Mit einem „Ich brauche ungefähr ein Jahr und ein Team von… sagen wir… 15 Leuten. Dann sind wir fertig“ kann niemand etwas anfangen.
  5. Reden Sie offen über die erstellte Projektplanung. Schließen Sie nicht die Augen vor ungewollten Fakten, sondern arbeiten Sie mit der Realität. Ihr Projektleiter wird Ihnen Zahlen liefern, über die Sie sich unterhalten müssen.
  6. Vertrauen Sie dem Projektteam.

Die letzten beiden Punkte fasst Walter zusammen unter „Akzeptieren der Realität“. Auch eine ziemlich banale Sache, der aber oft nicht nachgegangen wird. Schlussendlich kommt es dann zu wilden Versuchen des Projektmanagers, die Umsetzungszeit unrealistisch zu verkürzen. Das bringt jedoch weder dem Projektteam etwas, noch dem Aufraggeber. Das Projektteam wird Ihnen stets eine realistische Zeitangabe für ein optimales Ergebnis nennen; und wenn die Frist eher endet, entsteht folglich ein Produkt, das niemanden zufriedenstellt.

Was, wenn es zu Änderungen mitten im Projekt kommt?

Projekte sollten klare Ziele haben und einen definierten Anfang und auch gerne ein klares, gefeiertes Ende. Änderungen im Plan können vor allem das Projektende verschwimmen lassen. Viele Projekte scheitern bei zu vielen „Können Sie nicht auch noch eben…“. Das klare Ziel wird immer schwammiger. Jörg Walter hat eine gute Möglichkeit gefunden, wie der Projektleiter wesentlich entspannter bei Zusatzanforderungen bleiben kann, wie er solche Entscheidungen nochmals vom Chef überdenken lassen kann und Folgen für das Projekt klarer werden. Wenn Sie „Können Sie nicht auch noch eben“s kennen, sollten Sie sich Jörgs Lösung unbedingt anhören.

Zu guter Letzt darf ich Ihre Neugier auf Jörgs Geschenk an Sie wecken, das er für Sie mitgebracht hat: Aus der Praxis für die Praxis hat er sämtliche relevanten Punkte in einer kompakten, gut nutzbaren Checkliste zusammengefasst:

Haben Sie wieder eine erfolgreiche Woche

Ihr OLAF DAMMANN

Jörg Walter

ist als Ingenieur Experte für Projektmanagement im Maschinenbau. Er führt praxisorientiertes Projektmanagement in Unternehmen im Maschinenbau ein und unterstützt als Troubleshooter in kritischen Projekten. Sein Wissen teilt er in seinem Podcast  LF072-PC

Jörg Walter