WOW! Heute kommt die 250ste!!! Episode des LEBEN-FÜHREN Podcasts. Und obendrauf sind es mittlerweile insgesamt 1 Million Downloads - wenn das mal kein Grund zum Feiern ist!

Zur Feier des Tages besteht die heutige Episode nicht nur aus dem Thema „Die Einladung“ sondern beinhaltet gleich noch zwei Einladungen! Diese beiden mache ich Ihnen im Video.

Der erste Live-Event mit mir:
Ein Nachmittag in Führung
Zur Eröffnung der Autocademy:
Golden Ticket

Meetings sind ein immer wiederkehrendes Thema hier im Podcast. Ich erinnere mich an eine Zeit, in der ich täglich in bis zu 10 Meetings saß und ich hielt das für normal. Ein Meeting ist auch nur ein Führungswerkzeug, das natürlich richtig genutzt werden muss. Anscheinend ist es aber so, dass Meetings häufig nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Deswegen nehme ich Sie heute auf ein Gedankenexperiment mit.

Die Einladung

Ich spiele uns heute die oft zu beobachtende firmeninterne Meetingkultur an einem etwas handhabbareren Beispiel aus der echten Welt durch:

Sie wollen ein Haus bauen!

Stellen Sie sich vor, dass Ihre Dachdecker und Zimmerleute schon grob informiert sind. In absehbarer Zeit haben die Maurer ihren Job erledigt und dann soll das Dach gebaut werden. Als schlauer Bauherr laden Sie zum Statusmeeting ein. Hier soll abgeklärt werden, dass alle Bauschritte bis auf den Dachbau erledigt sind. Ok, Sie laden also alle ein, von denen Sie der Meinung sind, dass diese anwesend sein sollten.

Das Chaos-Meeting nimmt seinen Lauf

Was passiert in vielen Fällen? Es entsteht ein Chaos, weil noch irgendwelche Daten/Berechnungen fehlen, weil die falschen Personen eingeladen sind oder weil Personen fehlen, die an dieser Stelle wichtig wären. Das Ende vom Lied: Sie hatten eine total unwirksame Zusammenkunft von Leuten, haben Zeit verloren und sind nicht näher an Ihrem Ziel als vorher. Denken Sie jetzt mal daran, wie Meetings in Ihrer Firma ablaufen.

Ein Meeting ist ein Führungs-Werkzeug, wie E-Mails oder Telefonate. Der Sinn eines Meetings ist ausschließlich das Gespräch, der Austausch aller Beteiligter. Wenn nur zwei sprechen, muss der Dritte nicht dabei sein. Die Idee eines Meetings ist es, neue Informationen über den Diskurs aller Beteiligten zu erzeugen. Wenn nur zwei Leute diskutieren sollen, brauchen Sie keine anderen Personen im Meeting. Haben Sie Ihre Werkzeuge klar, welches Werkzeug ist für welchen Schritt geeignet?

Immer das Ziel vor Augen!

In unserem Beispiel geht’s ums Dach. Also brauchen Sie dafür die Dachdecker. Dort rufen Sie an und erfahren, wer der Projektleiter ist. Der sagt Ihnen, was Sache ist und erinnert Sie noch daran, dass Sie den Kran besorgen wollten. Im nächsten Schritt rufen Sie die Zimmerleute an. Die brauchen noch Infos zur Statik. Außerdem können Sie jetzt pfiffig sein und fragen, ob die Zimmerleute Anforderungen an den Kran stellen. Kurzum: Sie klappern alle ab und denken drüber nach, welche Punkte verbunden werden können. Nach dem alles soweit abgeklärt ist, ergibt sich daraus, dass Sie mit einigen von den Beteiligten ein Meeting einberufen, um die entsprechenden Personen in den Austausch zu bringen.

Die im Beispiel beschriebene Einladung:

Eingeladen

  • Chef@Dachdecker.de
  • Chef@Krane.de
  • Chef@Gärtner.de

Betreff

Krananforderung Dach Meisterweg 66
Text: Wie bereits mit Ihnen einzeln besprochen, beginnt der Dachaufbau demnächst. Es sind noch folgende Fragen zu klären:

  1. Wo ist der beste Standort des Kranes?
  2. Wie muss der Boden vorbereitet werden?

Das Ziel ist es, dass wir nach dem Telefonat den Boden vorbereiten, den Kran beauftragen und den Dachbau starten können.

Agenda: Dieser Zeitplan sollte uns ausreichen, seien Sie bitte alle pünktlich, wir sind alle viel beschäftigt:

  • 10:00-10:10 Kurze Vorstellung und gemeinsame besichtigung des angehängten Grundrisses
  • 10:10-10:15 Chef@Dachdecker.de beschreibt seine Anforderungen an Kran und Position (Bitte vorbereiten)
  • 10:15-10:25 Alle: Entscheiden der Kranpostion (Ich gehe davon aus, dass die Art des Kranes von Chef@Krane.de festgelegt wird.
  • 10:25-10:35 Chef@Gärtner.de Abschätzen der erforderlichen Arbeiten: Was wird von wem bis wann gemacht? Mit welchen Kosten rechne ich?
  • 10:35-10:40 Raum für ungeplantes

Anlage

Grundriss der Baustelle mit Koordinatensystem

Zum Abschluss die

6 Schritte zu erfolgreichen Meetings:

  1. Haben Sie ihr Ziel wirklich klar! Hier: Dachbau soll beginnen.
  2. Was brauchen Sie zur Zielerreichung? Ein Meeting ist nur ein Tool von VIELEN.
  3. Erarbeiten Sie sich die Schritte mit den passenden Tools: Einzelgespräche, bis sie feststellen, dass dieses Tool nicht mehr reicht.
  4. Laden Sie so ein, dass die Teilnehmer wissen, was ihr Beitrag ist, was sie vorbereiten und was sie ggf. entscheiden sollen.
  5. Die Meetingagenda leitet sich aus den Einzelschritten ab, am Ende 20% Zeit für Ungeplantes.
  6. Ergebnisse nachhalten!

Außerdem gibt es in dieser Episode einge Gründe, die  im Büroalltag zu wirkungslosen Meetings führen!

 

Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit dieser Episode und verpassen Sie nicht meine Einladung am Ende!

Ihr OLAF KAPINSKI

Im Video erwähne ich mein Video mit den 12 Meeting-Geboten. Hier ist es: